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Le service archivage itinérant du CDG88 a fêté ses 10 ans! Interview de Coralie GOUTANIER-LAMBERT, archiviste.


Le service archivage itinérant du CDG88 a fêté ses 10 ans! Interview de Coralie GOUTANIER-LAMBERT, archiviste.

Le CDG88 célèbre un anniversaire cette année ! En effet, le service archivage itinérant, né en Avril 2009 avec l’arrivée de Coralie GOUTANIER (aujourd’hui GOUTANIER-LAMBERT) est fort aujourd’hui de 10 ans d’existence et d’expérience. Pour information, ces postes ont été créés par les CDG pour aider les collectivités à gérer leurs archives. Coralie a fait ses études à l’université de Angers, l’une des meilleures en ce qui concerne l’archivage. Après une expérience de six mois au CDG de la Vienne, d’où elle vient, elle a été embauchée au CDG88 pour un contrat de 2 ans. Dix ans plus tard, elle est toujours là, et le service se porte très bien, avec un calendrier bien rempli !

Questions à Coralie GOUTANIER-LAMBERT

Mon métier consiste à effectuer l’archivage au CDG88 et à intervenir dans les collectivités pour proposer ce même service. Je propose aussi des formations à l’archivage pour guider les communes dans la gestion de leurs documents. L’archivage c’est une habitude à prendre : dès que tu créés un dossier, tu le classes dans le bon thème, avec une date. Lors de la mise en boîte, l’astuce est de séparer ce qui est à garder de ce qui pourra être détruit dans les années à venir, mais aussi de tout recenser dans l’instrument de recherche informatique. J’explique aussi aux collectivités comment traiter leurs documents informatiques. J’ai trois directeurs : M. SCHEER et M. BALLAND qui sont mes supérieurs hiérarchiques au CDG. Et je dois rendre des comptes au directeur des archives départementales puisque qu’il a délégation du préfet pour tout ce qui est archives. Je dois tout montrer au directeur des archives, je lui envoie tous mes rapports, et tous mes diagnostiques aux communes. Les archives publiques font partie du domaine public et sont inaliénables, on ne peut pas détruire sans autorisation de l’Etat.
Quand on me contacte pour une demande de devis, je me rends dans la collectivité pour faire le point sur la situation de l’archivage. Pour établir le temps qu’il me faudra, je compte toutes les boîtes : Boîtes de 8, 10, 15 ou 20 cm. Cela peut aussi être des cartons de déménagement ou du vrac. Selon le vrac, il y a une règle de conversion qui transforme en métrage linéaire. Le façon dont tout est classé est aussi importante. Le temps de classement est plus long quand c’est du vrac, alors que lorsque les boîtes sont déjà classées comme les archives comptables, je peux avancer de plusieurs mètres dans une journée. Il faut toujours que les boîtes soient pleines pour éviter que le papier gondole.
Sur une mission, je mets la moitié à la destruction. Ce sont des instructions et des circulaires qui viennent du ministère de la culture qui me disent au bout de combien de temps je peux détruire un document. Informatiquement les durées de conservations sont écrites. Je suis intervenue dans 68 communes. En 10 ans, j’ai trié 114 Tonnes d’archives, et j’en ai détruit 59 Tonnes. C’est la première fois que je fais un récapitulatif depuis que je travaille ici et c’est effectivement assez impressionnant pour moi!
La GED, c’est la Gestion Electronique des Documents. Nous avons acquis un logiciel pour pouvoir dématérialiser un certain nombre de documents et de procédures. Le but est de tout passer en numérique pour réduire le volume de papier. La GED permet aussi des données beaucoup plus sécurisées. Nous sommes en ce moment en train de dématérialiser tous les dossiers de carrière des agents. En 2020, tout ce qui est comptabilité va devenir numérique, il y a l’obligation de ne plus avoir une seule facture papier. Mon travail consiste aussi à sensibiliser les collectivités à ces éventualités de changements.
Que le temps passe! Je ne pensais rester que 2 ans ici car c’était à l’époque des contrats de 2 ans renouvelables, et les Vosges étaient situées loin de chez moi. Je suis finalement restée!
Nous allons de plus en plus vers l’informatique. Il y a eu beaucoup d’auto-formation, beaucoup de lecture, et 5 ou 6 jours de formation pour la GED et les archives électroniques. On ne peut pas tout ouvrir d’un coup à la GED. Nous avons déjà commencé par quelques services pour essayer de « roder », voir si tout fonctionne bien. Le CDG est un peu cobaye de la GED, et bientôt nous pourrons accompagner les collectivités dessus. A mon avis, c’est le CDG qui a beaucoup beaucoup évolué en 10 ans. Nous sommes passés de 14 à 50 personnes ,les services qui se sont développés. Et puis de mon côté, avec la GED, je suis beaucoup plus présente au CDG, et le service est beaucoup plus visible aussi auprès des collègues. Le service a pris une place plus importante auprès de mes collègues.
Parfois, il faut mettre combinaison intégrale, gants, chaussures de sécurité, le masque… Cela peut être dangereux quand il y beaucoup de poussière, des moisissures quand elles sont encore actives, et le risque de l’amiante. Cela dépend donc de l’endroit où sont stockées les archives. Parfois, c’est une pièce carrelée et chauffée, parfois ce sont des greniers ou des caves !

REPORTAGE

Cyrielle a accompagné Coralie pour faire l’estimation du travail à réaliser dans la commune d’Ambacourt. M. le maire André OSWALD les a accueilli. Il a donné toutes les explications concernant les boîtes d’archives, pour aider Coralie dans la réalisation de son devis. De son côté, Coralie lui a donné des informations concernant les documents qui peuvent être détruits sans autorisation préalable et ce qui doit être absolument gardé.

Pour mesurer, Coralie voit « à l’oeil » la dimension des boîtes, et mesure la longueur des étagères d’archives. Ce qui se trouve dans le bureau du maire, de la secrétaire et dans les autres armoires, tout est mesuré et noté. Dans son dossier, Coralie note aussi toutes les informations concernant le type d’armoire et pose des questions concernant l’hygiène et la sécurité concernant les archives, tout ce qui pourrait les détériorer.

Avec toutes ces informations, Coralie va pouvoir réaliser un devis avec le nombre de jours d’intervention! Le tarif est fixé à 230 euros la journée. Le travail peut se découper en plusieurs années pour alléger la facture pour les petites communes.

N’hésitez pas à contacter le service Archivage Itinérant au 03.54.04.60.23 ou au 06.42.05.97.43.

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