Entretiens professionnels
L’appréciation de la valeur professionnelle des agents repose sur un entretien professionnel annuel. Ce moment d’échange privilégié entre l’agent et son N+1 permet de faire le bilan de l’année écoulée et de se projeter pour l’année à venir. En tant que procédure obligatoire, l’entretien professionnel est dirigé par le supérieur hiérarchique direct de l’agent évalué et donne lieu à un compte-rendu.
Pour vous accompagner dans cette démarche, nous mettons à votre disposition plusieurs ressources.
Une question ?
Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement individualisé pour vous aider dans la préparation de vos entretiens professionnels ? Nous pouvons nous déplacer sur place. N’hésitez pas à nous contacter.
Fiche de Poste :
La fiche de poste est au coeur de tout processus de gestion des ressources humaines. En préalable incontournable à toute campagne de recrutement, elle permet à l’agent de connaître les critères objectifs sur lesquels il sera évalué lors de son entretien professionnel.
Cette fiche a pour objectif de fournir une information claire, homogène et complète sur la nature des activités et des responsabilités confiées à un collaborateur sur un poste donné ainsi que sur les conditions d’exercice et les moyens d’exercice de celles-ci. En tant que document obligatoire, la fiche de poste doit s’adapter au fil du temps pour rester cohérente.
Un logiciel est mis à votre disposition pour construire et mettre à jour les fiches de poste de vos agents.
Une question ?
Vous souhaitez effectuer un audit de vos fiches de poste, être accompagné dans leur construction et/ou mise à jour ? N’hésitez pas à nous contacter.
FAQ – Entretiens professionnels
Comment se connecter au logiciel fiche de poste - entretien professionnel ?
Le logiciel est accessible à partir de la page d'accueil du site internet du CDG88.
Il vous suffit de cliquer sur l'icône "outils collectivités" puis "Outils fiches de poste / Entretiens / Plan de formation"
La connexion s'effectue avec votre identifiant et mot de passe Agirhe.
Un de mes responsable de service n'a pas de codes d'accès, que faire ?
Vous pouvez contacter notre service à gpeec@cdg88.fr en précisant les éléments suivants : Nom, prénom et adresse mail de l’agent.
Il recevra son identifiant ainsi qu’un mot de passe provisoire directement par mail.
Monsieur/Madame le Maire peuvent-ils faire tous les entretiens professionnels de la commune ?
Non, l’entretien professionnel doit être conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent évalué.
La conduite de l’entretien par une personne autre que le supérieur hiérarchique direct rend la procédure d’évaluation irrégulière.
Pour rappel, le supérieur hiérarchique direct est celui qui organise le travail et contrôle l’activité de l’agent.
Monsieur ou Madame le Maire pourra uniquement réaliser les entretiens professionnels des agents qui leur sont directement rattachés (par exemple, une secrétaire de mairie ou DGS).
L'agent ou l'évaluateur peuvent-ils être accompagné pendant l'entretien professionnel ?
Non, l’entretien professionnel est un moment privilégié d’échange et de dialogue entre le supérieur hiérarchique direct et chacun de ses agents.
Par conséquent, seul le supérieur hiérarchique direct et l’agent évalué peuvent y participer.
Le supérieur hiérarchique direct ne peut pas être accompagné de l’autorité territoriale, de son adjoint, d’un autre supérieur hiérarchique ou de toute autre personne…
De même, l’agent ne peut pas demander à être assisté d’un représentant syndical ou d’une autre personne de son choix.
Mon agent est en contrat temporaire, dois-je lui faire tout de même un entretien professionnel ?
Concernant les agents recrutés sur des contrats temporaires ou sur des contrats de droit privés, vous pouvez faire un entretien d’évaluation mais cela n’est pas obligatoire.
Bénéficient obligatoirement d’un entretien professionnel annuel :
Les fonctionnaires (à temps complet ou non complet).
Les contractuels sur emploi permanent :
En CDI,
En CDD d’une durée > 1an
En contrat de projet
Les fonctionnaires stagiaires ne sont pas concernés : ils font l’objet d’une évaluation distincte en vue de leur titularisation.
L'agent mute en cours d'année, qui conduit son entretien professionnel ?
L’agent peut faire l’objet de deux entretiens professionnels dans les collectivités d’origine et d’accueil sous réserve de la condition de présence effective suffisante. En effet, avant d’être muté, le fonctionnaire peut être reçu par son supérieur hiérarchique direct afin d’évaluer l’atteinte des objectifs fixés. Dès l’arrivée par mutation, le nouveau supérieur hiérarchique direct peut le recevoir pour la fixation de nouveaux objectifs en adéquation avec le nouveau poste.
Le délai de présence suffisant est apprécié au cas par cas suivant les circonstances de l’espèce, notamment eu égard à la nature des fonctions exercées par l’agent.
Dois-je adresser des copies des entretiens professionnels au CDG88 ?
Les comptes rendus d’entretiens professionnels sont à retranscrire dans le logiciel « Fiches de postes – Entretiens professionnels ». Nul besoin de transmettre automatiquement une copie au CDG 88.
En effet, depuis le 1er janvier 2021, la saisine de la CAP ou de la CCP intervient uniquement à la demande du fonctionnaire ou de l’agent contractuel en vue d’obtenir la révision du compte rendu de l’entretien.
Quel est le circuit de la révision de l'entretien professionnel ?
NB : Le compte-rendu d'entretien professionnel peut également être contesté dans les conditions prévues pour l'exercice d'un recours contentieux formé devant le tribunal administratif.
Mon agent refuse de signer son compte-rendu d''entretien, que faire ?
Si l’agent refuse de signer, il convient de lui préciser qu’il peut soit émettre des observations soit demander sa révision, et que la signature ne vient qu’attester de la prise de connaissance du document.
Si malgré tout, l’agent refuse de signer, il convient d’en faire la mention dessus et de lui transmettre par courrier avec accusé réception ou en main propre contre décharge une copie du compte-rendu.
Je n'arrive pas à saisir le compte-rendu de l'entretien professionnel sous le logiciel
Un entretien est consultable pour une durée illimitée mais sa saisie est possible pendant 4 mois après sa création. Au-delà de cette période, vous pouvez demander le déverrouillage de l’entretien à gpeec@cdg88.fr
Autres cas particuliers
Pour un agent intercommunal : un entretien professionnel est mené dans chaque commune donnant lieu à un compte-rendu les résumant par supérieur hiérarchique direct compétent.
Pour un agent en détachement de longue durée : l’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct de la collectivité d’accueil et le compte-rendu d’entretien est transmis à l’Administration d’origine.
Pour un agent en détachement de courte durée : le chef de service de l’agent dans son administration d’accueil transmet à l’administration d’origine une appréciation de son activité, à l’expiration du détachement. Cette appréciation est également communiquée à l’agent.
Pour un agent mis à disposition : l’agent bénéficie d’un entretien annuel dans l’organisme d’accueil, par le supérieur hiérarchique direct dont il dépend. Cet entretien donne lieu à un compte-rendu également transmis à sa collectivité d’origine.