Détruire un document ne se fait jamais au hasard.
L’ancienneté ou la « non-utilité » d’un document ne suffit pas. Certains documents, même anciens et inutilisés, doivent être conservés pour leur intérêt historique ou de recherche.
Des règles précises à respecter
Les éliminations d’archives sont encadrées par la réglementation. Elles s’appuient sur les instructions du tri du SIAF (Service interministériel des Archives de France) disponibles sur le site France Archives
Ces tableaux de tri indiquent, selon les domaines et les activités :
- les documents à conserver,
- ceux pouvant être éliminés,
- et les délais à respecter.
L’élimination est une possibilité. La conservation est une obligation !
Une procédure obligatoire
Une fois les documents sélectionnés :
- ils sont listés dans un bordereau d’élimination : ce document recense tous les documents proposés à la destruction, avec leurs dates et leur volume.
Ce bordereau doit être :
- signé par l’autorité territoriale
- transmis aux Archives départementales pour visa
Ce visa est obligatoire : les archives des collectivités sont des archives publiques, intégrées au domaine public.
Une destruction encadrée :
La destruction ne peut avoir lieu qu’après retour du bordereau avec signature par la direction des Archives départementales.
La destruction doit être confiée à un prestataire spécialisé, garantissant :
- la confidentialité des documents,
- la remise d’un certificat à l’issue de la destruction
Et les archives numériques ?
Les documents informatiques sont aussi des archives. Ils sont soumis aux mêmes délais et à la même procédure de destruction que les documents papier.
Pour toute information complémentaire, contactez le service archivage du CDG88 via « mes demandes et suivis » .
