Une obligation légale
Arrêté ministériel du 31 décembre 1926 Le procès-verbal de récolement des archives doit être produit après chaque élection municipale ou changement de maire.
| Il matérialise le transfert de responsabilité des archives : décharge pour le maire sortant, prise en charge pour le maire entrant. |
Il établit un état des lieux précis des archives existantes, recense les éventuelles lacunes ou documents manquants, et assure la continuité de la gestion des archives publiques. Il protège les élus en cas de litige ou de perte de documents.
Ce qu’il faut recenser :
Le récolement est à réaliser même si les archives ne sont pas classées ou inventoriées. Une description sommaire du volume et du contenu suffit.
- Recenser les dossiers classés, les dossiers en vrac, les dossiers clos et les documents récents conservés dans les bureaux
- Identifier les éventuels manques ou ajouts
- Signaler les fonds qui ne relèvent pas des archives communales
- Constater les conditions de conservation
Trois exemplaires obligatoires
Pour le maire sortant – décharge
Pour le maire entrant – prise en charge
Pour les Archives départementales – contrôle
Il est signé par les deux maires. En cas de refus de signature de l’ancien maire, la situation doit être signalée à la préfecture, au service du contrôle de la légalité.
Le formulaire
Le formulaire a été modifié par rapport aux versions précédentes. Il est disponible :
